Les secrétaires expérimentés savent que la correspondance commerciale se compose des deux tiers de demandes de renseignements et de réponses. Le but principal d'une question écrite est d'obtenir toute information du destinataire. L'auteur de la lettre s'attend à recevoir la réponse la plus complète possible, qui lui sera fournie dans le délai prescrit par la loi ou indiqué dans la demande. Il n'y a pas de règles strictes pour le traitement des questions écrites. Cependant, il existe plusieurs exigences générales pour la correspondance commerciale qui doivent être suivies lors de leur préparation.
Nécessaire
- - la forme de la société;
- - du papier A4;
- - stylo;
- - ordinateur;
- - Imprimante.
Instructions
Étape 1
Imprimez une lettre de question sur le papier à en-tête de l'organisation si vous postulez au nom d'une équipe et pour une raison officielle à une autre organisation ou à un individu. Un citoyen adressant une demande à n'importe quelle institution doit l'écrire lisiblement ou l'imprimer sur une feuille A4.
Étape 2
Indiquez dans le coin supérieur droit de la lettre les informations sur le destinataire: nom complet de sa fonction, nom et initiales, adresse postale de l'organisme (si nécessaire). Les informations sur la société d'envoi se trouvent sur le côté gauche du formulaire. Dans une ligne spéciale, le greffier doit inscrire le numéro et la date du document sortant. Si vous postulez en votre propre nom, indiquez ci-dessous vos propres données: nom, prénom, patronyme (sans abréviation), adresse du domicile, numéro de téléphone de contact. Par exemple: "Au directeur de LLC" Tôt le matin "VV Petrov Semenov Vasily Vasilyevich, résidant à l'adresse: Nsk, rue Pervaya, 15, app. 15, téléphone 00-00-00 ".
Étape 3
Écrivez un titre pour votre e-mail. Il doit refléter brièvement l'essence de l'appel écrit, par exemple: « Sur la taille minimale du lot de graines de marguerite et le prix de gros pour celles-ci ». Sur du papier à en-tête, placez ces accessoires sur la gauche. Lorsque vous parlez au nom d'un particulier, vous pouvez simplement indiquer le format de la lettre en tapant au milieu de la ligne l'expression « lettre de question », « demande écrite » ou « lettre de demande ».
Étape 4
Accédez à l'énoncé de la demande elle-même. Ce sera le corps principal de votre lettre. Dans les 1-2 premières phrases, expliquez la raison et le but pour lequel vous souhaitez recevoir telle ou telle information. Par exemple: « En mai, les membres du partenariat de jardinage « Sad » envisagent de procéder à un achat en gros de graines de marguerite. Après avoir pris connaissance de la brochure publicitaire de votre entreprise, nous avons décidé d'utiliser les services proposés. À cet égard, veuillez envoyer les informations suivantes à l'adresse ci-dessous."
Étape 5
Formulez chaque question. Essayez d'être précis et concis. Ne faites pas de phrases trop longues, y compris 2-3 questions à la fois. Assurez-vous de mettre un point d'interrogation à la fin - cela mettra visuellement en évidence le sujet principal. S'il y a plusieurs questions, remplissez-les avec une liste numérotée. Par exemple: "1. Quelle est la taille minimale du lot de semences? 2. Combien coûte 1 sac de graines en gros et au détail ? 3. Combien de temps faudra-t-il pour que le lot acheté soit livré ? 4. Quels documents faut-il présenter pour conclure un contrat de fourniture entre votre entreprise et un partenariat de jardinage ?"
Étape 6
Terminez la lettre par une note de remerciement. Vous pouvez également indiquer avec tact le délai souhaité pour recevoir une réponse, par exemple: « Merci d'avance pour votre réponse. Nous espérons recevoir la liste des prix d'ici une semaine. Sur la dernière ligne, signez (au nom de l'organisation, le responsable est signé) et la date.
