Les réunions d'affaires ne sont pas toujours considérées comme obligatoires par les partenaires commerciaux, car il y a beaucoup de choses à faire. Pour s'assurer que toutes les bonnes personnes sont présentes, la lettre de la réunion doit être rédigée de manière convaincante. De cette façon, vous pouvez influencer le comportement et les plans d'autres personnes.
Instructions
Étape 1
Informez le destinataire de la lettre que vous avez lu sa demande. Cette technique est appropriée à utiliser si le destinataire attend une réaction, et il est plus pratique de résoudre sa question lors d'une réunion personnelle. Profitez de cette occasion, appelez la personne et faites-lui savoir qu'elle a envoyé une lettre avec des explications. Dans ce cas, vous pouvez être sûr que le message sera lu attentivement.
Étape 2
Exprimer une compréhension des problèmes à résoudre. Décrivez en quelques phrases que vous partagez votre opinion sur la pertinence et l'opportunité des questions posées.
Étape 3
Énumérez les avantages d'être présent à une réunion à venir. Trouvez au moins cinq raisons pour lesquelles la personne aimerait réserver du temps pour l'événement. Ces raisons doivent être formulées du point de vue de l'autre partie. Par exemple, un spécialiste viendra qui conseillera spécifiquement sur toutes les questions, mais il n'y aura pas d'autre occasion de le rencontrer dans un proche avenir. Classez les raisons par ordre décroissant d'importance.
Étape 4
Parlez-nous des arguments supplémentaires en faveur de la proposition. Vous pouvez maintenant indiquer des raisons qui ne sont pas si importantes pour le destinataire, mais qui affecteront son comportement. Par exemple, un directeur de département est invité à une réunion, qui sera certainement attentif en cas d'absence. Afin de ne pas gâcher votre réputation, il vaut mieux ne pas manquer l'événement.
Étape 5
Indiquez une méthode de rétroaction simple et facilement accessible. Le destinataire peut avoir des questions, des suggestions ou des éclaircissements. Donnez-lui la possibilité de se connecter instantanément avec la personne en charge, et non de rechercher des informations de contact.
