Lorsqu'une organisation accumule de la documentation qui nécessite un stockage à court ou à long terme, il est nécessaire de l'organiser et d'agrafer des dossiers à couverture souple ou rigide. Chaque cas spécifique peut avoir ses propres exigences pour la conception des archives et la séquence de travail, car il n'y a pas de normes législatives strictes dans ce domaine. Cependant, il définit les principes de base auxquels les greffiers expérimentés adhèrent généralement.
Nécessaire
- - mine de plomb noire;
- - poinçon de bureau (ou dispositif UPD);
- - pince;
- - aiguille à coudre;
- - corde ou fil de nylon;
- - les ciseaux;
- - une feuille de papier blanc;
- - colle de papeterie;
- - couvrir.
Instructions
Étape 1
Après avoir examiné la valeur de la documentation, numérotez-la en plaçant un numéro de série (par ordre chronologique) dans le coin supérieur droit de chaque feuille avec un crayon noir. Commencez par le premier renversement; la liste des titres des documents contenus et la dernière page n'ont pas besoin d'être numérotées. Assurez-vous que les chiffres n'entrent pas dans le texte.
Étape 2
Faites deux paires de trous avec un poinçon de bureau spécial au milieu de la marge gauche de chaque document. Pour éviter que la pile de papiers ne se désagrège, fixez-la dans une pince. En règle générale, les employés placent des trous sur une ligne verticale, en laissant au moins 3 cm entre chaque trou. Si la feuille a une marge étroite, vous pouvez coller une bande blanche sur le bord.
Étape 3
Utilisez une machine spéciale pour flasher la documentation (UPD). Cela réduira considérablement votre travail, car avec cet appareil, vous pouvez percer une pile de documents de 10 cm d'épaisseur à la fois. Lisez attentivement les instructions et travaillez attentivement - la perceuse devient très chaude.
Étape 4
Commencez à coudre le dossier à l'aide d'une ficelle spéciale ou d'un fil de nylon résistant et d'une aiguille à coudre. Flashez l'archive deux fois pour un commit sécurisé. Tirez les "queues" lâches du cordon (environ 5-6 cm) à travers le trou du milieu sur le côté cousu du "livre" et faites un nœud solide.
Étape 5
Découpez un cercle (environ 4 cm de diamètre) dans du papier blanc épais et collez le nœud avec. Utilisez de la colle de papeterie ordinaire. Prenez l'autocollant avec un sceau, apposez la signature de certification et la date en dessous. Si le dossier a déjà été lacé sans page de confirmation, il est alors permis de le coller à l'intérieur de la couverture.
Étape 6
Glissez le dossier lacé dans une couverture spéciale ou reliez des documents avec une machine. Pour un archivage à long terme, il est recommandé de choisir une couverture rigide, dans d'autres cas des "vêtements" en carton ou en papier couché épais conviennent également. Dans tous les cas, il doit s'agir d'un produit d'impression professionnel, conçu conformément au style de l'entreprise.
