Lorsqu'il est nécessaire d'envoyer des documents officiels au destinataire: une déclaration, une réclamation, une copie d'une déclaration et d'autres - la correspondance n'est pas seulement importante, mais juridiquement significative. Pour que la livraison ait lieu du point de vue de la loi, il est nécessaire de suivre une certaine procédure.
Instructions
Étape 1
Préparez le document à envoyer au destinataire en deux exemplaires. L'un d'eux doit rester avec vous.
Étape 2
Si possible, remettez le document en personne. Remettre directement au destinataire ou à son mandataire. Les pouvoirs d'un représentant peuvent être attestés par une procuration ou résulter de la loi. Il est plus sûr de remettre la correspondance adressée à un particulier contre récépissé. Si vous transférez des documents à une personne morale, faites-le par l'intermédiaire du secrétariat ou du bureau. Lorsque le destinataire est un fonctionnaire, vous pouvez utiliser l'une ou l'autre de ces options.
Étape 3
En cas de remise en mains propres, assurez-vous que votre copie contient un récépissé de la personne qui a reçu la correspondance. La personne à qui vous donnez le document doit inscrire le mot « reçu », son nom et ses initiales, ainsi que la date du jour et, bien sûr, laisser une signature. S'il est un employé de l'organisation, une indication de sa position devrait également être faite.
Étape 4
Si nécessaire, transmettez la correspondance au destinataire par l'intermédiaire d'un coursier ou d'un intermédiaire, sans oublier de lui indiquer qui et comment la livrer.
Étape 5
Si vous n'êtes pas en mesure de remettre la correspondance en personne ou si le destinataire refuse de l'accepter, utilisez les services de courrier. Il doit être envoyé par courrier recommandé avec une notification et une liste de pièces jointes. Dans certains cas, c'est la seule option dans laquelle le tribunal ou un autre organisme autorisé reconnaît le service comme valide. En confirmation du fait que le destinataire a reçu la lettre, un document vous sera retourné - une notification par courrier. L'inventaire de la pièce jointe est nécessaire afin d'avoir la preuve de l'envoi par courrier non d'une lettre vide ou d'un document étranger, à savoir celui qui doit être signifié.
Étape 6
Une fois la notification renvoyée, joignez-la ainsi que la liste des pièces jointes à la copie restante du document. Stocker jusqu'à ce qu'il ne soit plus nécessaire.
