Certains domaines d'activité nécessitent la systématisation des marchandises, des produits et des documents. Le fichier carte peut être utilisé non seulement en production. Par exemple, il sera utile à une personne collectionnant des timbres ou des pièces de monnaie, ou à un fleuriste. En général, partout où vous avez besoin de trouver rapidement le bon parmi un large éventail de certains objets.
Instructions
Étape 1
Les informations contenues dans le fichier doivent être facilement accessibles, quelle que soit la taille du stockage des données. Par conséquent, divisez le volume entier en blocs, par exemple par ordre alphabétique ou par date. Cela vous aidera à trouver les informations dont vous avez besoin (carte) en peu de temps.
Étape 2
Toutes les entrées du fichier doivent être nettes. Par exemple, si les noms sont écrits à la main, ils doivent être compréhensibles, sans taches, car cela rendra difficile la recherche des informations dont vous avez besoin.
Étape 3
Le fichier doit être stocké dans un endroit désigné, par exemple, dans un rack. Les boîtes doivent correspondre à la taille des cartes. Assurez-vous de faire un inventaire du contenu, afin de ne pas avoir à parcourir constamment des données inutiles. Au fur et à mesure que les données sont reconstituées, entrez les informations dans l'inventaire.
Étape 4
Les signes de recherche contenus dans les éléments du fichier (fiches, fichiers, etc.) doivent être strictement systématisés. Par exemple, s'il s'agit d'une fiche pour les fleurs, les signes de recherche ("clés") dans tous les éléments doivent être affichés de la même manière. Pour ce faire, créez un "squelette" de l'élément de recherche.
Étape 5
Supposons que vous vouliez dresser un index de vos fleurs. Ils ont tous des caractéristiques différentes, mais ils sont constitués d'un certain nombre d'éléments identiques: inflorescence, tige, feuille, racine, etc. En conséquence, tous ces éléments doivent être contenus dans le "squelette". Par exemple, le nom est "Tournesol", la forme de l'inflorescence est "Rond", la couleur est "Jaune", etc.
Étape 6
Toute collecte de données doit être accompagnée d'une « liste des critères de recherche ». Dans une archive constituée de fiches ordinaires, il peut s'agir d'un document texte; pour un formulaire d'archive virtuelle - une liste déroulante dans laquelle l'utilisateur sélectionnera le signe dont il a besoin. Si vous conservez un classeur électronique, assurez-vous de créer une prise sur un disque amovible, car le disque dur peut brûler à tout moment.
