Un téléphonogramme désigne un nom généralisé pour les documents transmis oralement par téléphone. Il est utilisé pour transmettre des informations de service, en règle générale, en cas d'urgence lorsque le destinataire doit être informé de quelque chose d'urgence, envoyer un message, envoyer une invitation.
Nécessaire
papeterie, numéros de téléphone des destinataires, journal du courrier sortant, communication téléphonique
Instructions
Étape 1
Préparez le texte du message téléphonique. Énoncez brièvement l'essence du message, la longueur recommandée du texte ne dépasse pas 50 mots. Si le message téléphonique contient une indication d'un événement qui devrait avoir lieu dans le futur: une réunion, une réunion, la rédaction d'un acte, etc., alors assurez-vous d'indiquer le lieu et l'heure précis de l'événement.
Le texte doit être rédigé de manière à exclure la possibilité d'une double interprétation.
Étape 2
Rédigez un message téléphonique sur papier selon les règles de rédaction d'une lettre du chef. Ainsi, le document avec le texte doit se voir attribuer les prérequis: un numéro unique et une date de compilation. Le message téléphonique est signé par la personne au nom de laquelle il sera transmis.
Étape 3
Déterminez le destinataire du message téléphonique. S'il y a plusieurs destinataires, faites une liste de destinataires en plus du texte du message. Une telle liste est établie sur une feuille séparée, elle contient les noms des organisations auxquelles le message téléphonique et les numéros de téléphone correspondants doivent être envoyés.
Étape 4
Enregistrez le message téléphonique dans le journal des correspondances sortantes. Si un message téléphonique est une occurrence rare dans votre flux de travail, utilisez un journal général pour vous inscrire. Dans le cas où vous recourez régulièrement à cette méthode de transfert d'informations, créez un journal séparé pour les messages téléphoniques, il vous sera donc plus pratique de naviguer.
Étape 5
Appelez le destinataire et demandez à recevoir un message téléphonique. Recherchez et notez la fonction, le nom, le nom, le patronyme de la personne qui reçoit le message téléphonique.
Étape 6
Dites à l'abonné:
- fonction, nom, prénom, patronyme de la personne au nom de laquelle le message téléphonique est envoyé;
- votre fonction, nom, prénom, patronyme et numéro de téléphone.
Dictez le texte du message téléphonique. Après avoir transmis le texte, demandez à l'abonné de relire le message téléphonique afin de vérifier l'exactitude de son enregistrement.
Étape 7
Renseignez-vous auprès de l'abonné du numéro d'enregistrement entrant du message téléphonique, notez-le.
