Les documents périmés conservés dans les archives font l'objet d'une destruction qui s'effectue en plusieurs étapes. Dans un premier temps, les documents sont sélectionnés, une commission est créée, un acte est rédigé et une destruction directe a lieu sur des broyeurs.
Nécessaire
- - acte de destruction;
- - acte de destruction;
- - broyeur (déchiqueteuse de papier).
Instructions
Étape 1
Tous les documents d'archives sont soumis à une révision annuelle afin de sélectionner pour la destruction. Cela permet de libérer de l'espace en temps opportun pour les nouveaux documents reçus des entreprises pour le stockage d'archives.
Étape 2
Sélectionnez les documents à détruire. La majeure partie des documents d'archives est conservée depuis 75 ans. La sélection des documents est effectuée par le personnel des archives.
Étape 3
Après avoir fait la sélection des documents, dressez un acte de destruction. Un acte est un inventaire complet des documents à détruire. Il est nécessaire d'indiquer le numéro de série de chaque document, une description. Devant chaque document, indiquer le numéro de l'article ou du document réglementaire sur la base duquel la radiation est effectuée. Laissez-vous guider par la liste des documents types.
Étape 4
Gardez à l'esprit que la liste peut ne pas contenir le nom de tous les documents à radier, de sorte que l'archiviste doit décider indépendamment à quel article ou disposition standard un document particulier appartient.
Étape 5
L'acte de destruction doit être dressé conformément à l'annexe n°4 « Sur les règles de base pour le fonctionnement des archives » pour l'année 2002. Le document complété doit être signé par tous les membres de la commission créée et un représentant autorisé de l'administration des archives.
Étape 6
Joindre à l'acte exécuté un autre acte dans lequel indiquer le nombre total de documents à détruire, ainsi que leur poids total. N'oubliez pas que le premier acte sans le second est considéré comme invalide. Et si une telle violation est constatée lors du contrôle, une amende administrative pourra être infligée au représentant responsable de vos archives.
Étape 7
Vous pouvez confier la destruction directe à un organisme spécialisé qui fournit des services de masse de ce genre et dispose de broyeurs industriels, ou vous pouvez effectuer vous-même la destruction si votre organisme dispose de son propre broyeur.
