L'activité de toute organisation consiste à travailler avec des documents. Certains d'entre eux perdent de leur pertinence avec le temps et ne sont pas utilisés dans le travail. Pour se débarrasser des papiers inutiles, ils sont généralement détruits. La destruction des documents doit être effectuée dans le strict respect des règles établies dans le travail de bureau.
Nécessaire
- - acte de destruction;
- - les moyens techniques de destruction des documents.
Instructions
Étape 1
Consultez la procédure de destruction de documents. Elle s'applique aussi bien aux documents papier qu'à ceux réalisés sous forme électronique. Habituellement, les documents qui ont perdu leur valeur pratique et dont la durée de conservation a expiré sont détruits. Cela s'applique principalement aux documents du personnel et comptables.
Étape 2
Procéder à un examen de la valeur des documents. Il devrait en résulter un acte sur l'attribution et la préparation de la destruction des papiers qui ne sont plus soumis au stockage. La durée de conservation des documents est déterminée par la nomenclature actuelle des fichiers de votre organisation. Dans certains cas, les termes sont spécifiés selon les lois fédérales, les décrets gouvernementaux, les listes départementales ou standard de documents.
Étape 3
Rédiger un acte de destruction de documents en inscrivant le nom de l'unité structurelle devant chaque groupe de rubriques. Inscrivez les cas similaires dans la loi sous une rubrique générale, en indiquant le nombre total de cas. L'acte doit être signé par un employé de l'organisme qui a participé à l'examen de la valeur des documents. Après cela, l'acte est approuvé par le chef.
Étape 4
Sélectionnez les cas à détruire à l'aide d'une vue de page. Cela vous permettra de ne pas manquer le document nécessaire qui s'est accidentellement introduit dans le dossier. Si des documents se trouvent dans l'emplacement de stockage depuis longtemps, ils peuvent être défilés de manière sélective pour déterminer la pertinence des documents.
Étape 5
Choisissez la méthode de destruction des documents inclus dans l'acte. Ils peuvent être brûlés ou utilisés à cet effet dans une déchiqueteuse. Parfois, les matériaux à détruire sont transférés pour élimination à une entreprise spécialisée, établissant la procédure avec un certificat de réception et une facture correspondante. Cette dernière méthode est le plus souvent utilisée lorsque le volume de documentation est important. Pour assurer la confidentialité, le transfert des dossiers et leur destruction sont généralement effectués sous la supervision d'un employé de l'organisation.
