Une lettre de refus est une partie très spécifique de la correspondance commerciale. Il doit contenir une réponse négative à la demande du client ou à la proposition du partenaire. Dans le même temps, il est important de maintenir de bonnes relations avec le destinataire de la lettre. Afin d'exprimer sans équivoque votre position, mais pour ne pas offenser le destinataire et laisser une impression favorable de vous-même, suivez les règles de base pour rédiger un refus.
Nécessaire
- - le papier à en-tête officiel de l'organisation;
- - ordinateur;
- - Imprimante.
Instructions
Étape 1
Rédigez votre lettre. Ne négligez pas cette étape de préparation du document. Il vous permettra de mettre de l'ordre dans vos pensées et de choisir les phrases les plus correctes.
Étape 2
Commencez le texte par l'adresse traditionnelle du destinataire: "Cher Ivan Ivanovitch !" ou "Cher M. Ivanov!" N'utilisez pas d'autres formulations, car le refus écrit est officiel.
Étape 3
Dans le coin supérieur gauche, indiquez le destinataire de la lettre: le nom de l'entreprise, la fonction, le nom, les initiales d'un employé ou le nom et les initiales d'une personne privée. Les informations sur votre entreprise seront présentées sur le papier à en-tête officiel dans le coin supérieur droit.
Étape 4
Écrivez le corps principal du document. D'abord, répétez la demande ou la proposition qui a été reçue. Bien sûr, vous n'avez pas besoin de réécrire complètement le texte du document entrant. Il suffit d'en résumer l'essence en quelques mots, en utilisant les tournures de discours traditionnelles: « Conformément à votre demande de copie de l'arrêté… » ou « En réponse à votre demande de prolongation de la durée du prêt concessionnel, nous informons….
Étape 5
Ensuite, énumérez les raisons du refus. L'explication d'une réponse négative doit être courte, logique, ferme dans son essence, mais pas dure dans sa forme. Ne déformez pas la situation, ne présentez pas de faits inexistants et d'arguments invraisemblables. Dans la mesure du possible, étayez vos propos par des références aux lois et règlements. Mais n'allez pas dans les extrêmes. Surcharger la lettre avec de longues explications et des excuses verbeuses, vous courez le risque d'irriter davantage le destinataire.
Étape 6
Commencez la dernière partie de la lettre par la formulation standard qui vous permet de rester poli, mais catégorique dans votre décision: « Compte tenu des faits ci-dessus, nous devons malheureusement refuser de coopérer avec votre entreprise » ou « Nous regrettons de vous informer qu'il est impossible de prolonger davantage la ligne de crédit. …
Étape 7
Essayez d'atténuer le rejet. A cet effet, informez le destinataire des autres possibilités de coopération, des nouveaux services de votre entreprise qu'il peut utiliser à des conditions préférentielles, de la possibilité de reconsidérer sa demande après un certain temps, etc. Toutes les informations doivent être absolument correctes et à jour.
Étape 8
Relisez le brouillon de la lettre. Corriger les erreurs, faire les ajouts et corrections nécessaires. Imprimez le refus sur le papier à en-tête officiel de l'organisation, signez-le avec le responsable et envoyez-le au destinataire.
