Le terme fac simile - du latin signifie "faire comme". Une signature en fac-similé est un cliché sous la forme d'un sceau ou d'un cachet, sur lequel la signature manuscrite de la personne qui, selon les règlements de l'entreprise ou de l'organisation, signe les documents, est découpée avec le maximum de fiabilité dans un miroir image.
A quoi sert une signature en fac-similé ?
Un analogue mécanique de la signature manuscrite d'un responsable ou d'un autre responsable - une signature en fac-similé - est utilisé dans le travail de bureau de nombreuses entreprises et organisations. Elle peut être exigée en l'absence du propriétaire de la signature lui-même, s'il est nécessaire d'établir quelque document urgent, et, en outre, le propriétaire lui-même peut l'utiliser, à qui il apporte des piles entières de papiers pour signature. Néanmoins, pour un certain nombre de raisons, l'utilisation généralisée des signatures en fac-similé dans les relations juridiques financières, économiques, juridiques et fiscales est assez risquée.
Les cas où le sceau de télécopie d'un gestionnaire est tombé entre les mains d'employés sans scrupules sont fréquents, c'est pourquoi, en 2004, la lettre du ministère des Impôts et des Droits n ° 18-0-09 / 000042 "Sur l'utilisation d'un télécopieur signature" a clairement défini les cas où son utilisation est strictement interdite… Selon cette lettre, la signature en fac-similé n'est pas apposée et n'est pas considérée comme valide sur divers types de procurations, factures, paiements et autres documents financiers. La lettre précise également les cas où l'utilisation de télécopies est considérée comme acceptable.
Si l'organisation prévoit l'utilisation de télécopies, il est nécessaire de nommer un employé responsable de son stockage et de fixer cette responsabilité dans sa description de poste.
Quand une signature de télécopie peut être utilisée
Une empreinte en fac-similé d'une signature peut être utilisée dans les relations de droit civil, dans ce cas son utilisation est régie par la clause 2 de l'article 160 du Code civil de la Fédération de Russie. Il stipule que la condition de validité d'une telle signature peut être, sauf dans les cas prévus par la loi, un simple accord des parties. Cela signifie que lorsque l'utilisation de télécopies est prévue à la conclusion de la transaction, les parties doivent également conclure un accord supplémentaire à cet effet.
Dans un accord qui prévoit l'utilisation de fac-similé de signatures, il est impératif d'en préciser la durée de validité.
Cet accord peut porter sur une seule opération spécifique ou stipuler toutes les opérations ultérieures que l'organisation envisage de conclure avec cette contrepartie. Assurez-vous d'énumérer les types de documents dans cet accord auxquels ses normes s'appliquent. En plus de l'accord, le responsable de l'organisation doit s'assurer que ce cachet de télécopie est strictement enregistré et contrôlé. Par son arrêté, il désigne les personnes qui ont le droit d'utiliser un fac-similé de signature, précise les types de documents où il peut être utilisé et donne une liste de mesures et de mesures pour assurer sa sécurité.
