Un fax marqué d'urgence - donnez-le au patron plus rapidement, les e-mails qui ont rempli la boîte doivent être démontés, une pile de lettres et quelques colis apportés par le facteur doivent être "dispersés" d'urgence dans les départements, et l'employé a écrit une demande de vacances. Ici, vous avez à la fois des publicités et des documents comptables importants. Le travail d'une secrétaire est difficile ! Cela vaut la peine de perdre un "papier", car il s'avère que le sort de l'organisation et de votre carrière en dépend. Pour toujours pouvoir retrouver tel ou tel document, il faut pouvoir enregistrer correctement la correspondance.
Nécessaire
- Registre des correspondances entrantes,
- journal des courriers sortants,
- des cahiers d'un volume de 96 feuilles,
- formulaires d'organisation,
- Dossiers.
Instructions
Étape 1
De plus, vous devez enregistrer toute correspondance entrante et sortante le jour de la réception ou de l'expédition. Les correspondances de toute nature sont soumises à enregistrement: envois postaux, e-mails, fax, remis en main propre aux mains du message. Les e-mails importants (entrants et sortants) doivent être imprimés et enregistrés de la même manière que les autres types de correspondance. De plus, il est nécessaire d'enregistrer la correspondance interne: notes de service, notes de service, notes explicatives, déclarations, réclamations.
Étape 2
Afin d'enregistrer la correspondance, tenez des registres d'enregistrement spéciaux. Selon le volume de correspondance d'un type particulier, vous pouvez créer des journaux généraux de la correspondance entrante et sortante, ou en plus les ventiler par type. Par exemple, créez un journal pour enregistrer les e-mails entrants et sortants. Quel que soit le volume de correspondance, il est pratique de créer un journal séparé pour enregistrer les fax entrants et sortants.
Étape 3
Si vous n'avez pas de journal spécial d'enregistrement de la correspondance, imprimé à l'imprimerie, prenez un cahier ordinaire et étalez-le. Dans le journal des courriers entrants, indiquez le numéro du message, la date de réception, ainsi que le type de correspondance, si vous disposez d'un journal commun pour tous les types de messages, de l'électronique au fax. Dans une colonne séparée, décrivez brièvement le contenu de la lettre. Dans la colonne suivante, écrivez la résolution du chef et le nom de la personne à qui la lettre a été remise pour exécution. En pratique, si le problème est contrôlé par une personne spécifique, de nombreuses lettres ne parviennent pas au responsable, mais sont immédiatement transmises à l'interprète, vous ne devez donc pas agrandir cette colonne. Il est conseillé de laisser une place pour une signature sous le nom de l'artiste ou à côté de celui-ci, indiquant qu'il a reçu le document. Si le responsable a chargé le secrétaire de contrôler "l'exécution" du document, une note sur le contrôle est inscrite à l'encre rouge dans une colonne séparée (la lettre "K" ou le mot "contrôle"). Après avoir terminé l'exécution de l'ordre lié à ce document, apposez une marque sur l'exécution, ainsi que le transfert de la lettre "à l'affaire" (indiquer le numéro de l'affaire et la date de sa formation).
Étape 4
Le registre de correspondance est également nécessaire pour tous les messages sortants. Dans le journal des courriers sortants, il y a moins de colonnes que dans le journal des courriers entrants. Ainsi que dans le registre des courriers entrants, faire dans le registre des courriers sortants une colonne avec le numéro d'ordre de la lettre, une colonne avec la date, uniquement de l'envoi, avec le type de correspondance envoyée (le cas échéant), avec un résumé du message, le nom de famille de l'expéditeur du document (lettre), ainsi que la colonne avec le numéro de dossier, où une copie du message a été déposée.
Étape 5
De manière particulière, vous devez enregistrer la correspondance que vous envoyez par courrier. L'enregistrement des courriers envoyés par courrier s'effectue sur le papier à en-tête de l'organisation. Il est préférable de ne pas envoyer plus de 7 à 10 lettres à la fois. À la main ou sur ordinateur, sur le formulaire, inscrivez la date d'envoi, ci-dessous, pour chaque lettre envoyée par la poste, indiquez le numéro de série du dossier, le nom de l'organisme, sa localisation (vous pouvez préciser uniquement la ville ou Région). Laissez un peu d'espace sur la droite. Ici, après avoir reçu un chèque par la poste, vous devez entrer les numéros d'adresse de celui-ci (généralement 6-8 chiffres). En dessous du nom de l'organisation pour chaque expédition, écrivez les numéros et les dates des documents à envoyer, ou d'autres détails qui permettent de les identifier. Au bureau de poste, cette liste est certifiée par le timbre postal. Vous pouvez le classer dans un dossier séparé ou dans le dossier où sont stockés les messages sortants.
Étape 6
Un journal distinct est requis pour enregistrer chaque type de correspondance interne. Dans chaque journal, indiquez le numéro du document, sa date, le nom de l'auteur, un résumé, la résolution du chef, le nom de l'exécuteur, la marque de contrôle, ainsi que le numéro de l'affaire.
