Tenir des registres comptables est une tâche assez laborieuse. Les dossiers contenant les factures de certains types de contrats doivent être conservés dans l'organisation jusqu'à dix ans, ils doivent donc être classés afin qu'à tout moment le document nécessaire puisse être trouvé.
Instructions
Étape 1
Tenir un journal des factures. Entrez-y tous les numéros des documents que vous avez l'intention de déposer. Il est préférable de le faire par voie électronique, dans un programme spécial ou dans une feuille de calcul Excel ordinaire. Entrez le numéro du document (généralement mixte - numérique et numérique) et sa date. De temps en temps, transférez les données sur des disques afin qu'en cas de panne informatique, l'archive reste intacte et en sécurité.
Étape 2
Créez plusieurs livres de factures s'il y a plus d'une entité juridique dans l'entreprise. Lors de la rédaction d'un document, attribuez-lui immédiatement le numéro approprié. Appliquer les conventions. Par exemple, marquez les factures émises pour JSC "Zolotaya Antelope" comme 123-ZA et pour JSC "Padishah" comme 123-P. N'oubliez pas d'indiquer le numéro du contrat ou de l'accord auquel cette facture a été établie.
Étape 3
Prenez la facture à classer. Percez deux trous avec une perforatrice. Collez le document dans un dossier. Utilisez des reliures robustes pour éviter de froisser vos titres. Ne les bourrez pas trop serré.
Étape 4
La deuxième méthode de stockage est dans les dossiers de fichiers. Prenez le couvercle transparent et insérez-y la facture. Placez le fichier dans un classeur et fixez-le avec des supports spéciaux.
Étape 5
Étiquetez chaque dossier. Notez quelles factures d'entité légale y sont stockées. Notez la période pour laquelle les documents ont été collectés.
Étape 6
Veuillez envoyer les factures de plus de trois ans à l'entrepôt. Pliez les dossiers dans des boîtes en carton qui sont facilement respirantes. Indiquez sur les murs le nombre de classeurs à l'intérieur et à quelle entité juridique ils appartiennent. Dans le programme dans lequel vous enregistrez les documents, indiquez lesquels d'entre eux ont été envoyés à l'entrepôt. En cas de besoin, il sera toujours possible de récupérer les archives et de retrouver les papiers nécessaires.
