Une lettre de demande fait partie de la correspondance commerciale entre des organisations ou entre des organisations et des citoyens. Son but principal est d'obtenir par l'auteur du destinataire toute information ou document officiel. Lors d'une demande écrite, certaines règles doivent être respectées.
Il est nécessaire
- - la forme de la société;
- - du papier A4;
- - l'ordinateur sur lequel l'éditeur de texte est installé;
- - Imprimante;
- - l'enveloppe.
Instructions
Étape 1
Préparez un brouillon de lettre. Si vous soumettez une demande au nom d'une organisation, utilisez du papier à en-tête. Une demande privée peut être écrite à la main ou imprimée sur du papier A4 ordinaire.
Étape 2
Créez un en-tête pour la lettre. Il comprend les détails des deux parties, le titre, l'appel. Placez les informations sur le destinataire de la lettre à droite, dans le coin supérieur de la feuille. Indiquez la fonction, le nom et les initiales du fonctionnaire à qui la demande a été envoyée, par exemple, "Au chef du département de l'éducation de l'administration de la région de Tomsk, II Ivanov".
Étape 3
La manière de présenter les coordonnées de l'auteur de la lettre dépend de son statut juridique. Si l'expéditeur de la demande est une organisation, des informations à son sujet sont fournies sur le formulaire dans le coin supérieur gauche. Un citoyen qui prépare indépendamment un recours officiel doit immédiatement après les coordonnées du destinataire inscrire ses données: nom complet, nom et patronyme, adresse d'enregistrement et lieu de résidence réel, numéro de téléphone de contact. Par exemple: "Au directeur général de LLC" Société de gestion "I. I. Ivanov Sidorov Petr Petrovich, enregistré à l'adresse: Ijevsk, st. Tout d'abord, D. 1, apt. 1, demeurant à l'adresse: g. Ijevsk, rue Vtoraya, 2, app. 2, téléphone: 33-33-33".
Étape 4
Formulez le titre de votre email. Il doit refléter brièvement l'essence de la demande, par exemple: « Sur la fourniture d'informations sur l'effectif moyen de l'équipe pour le premier semestre de l'année ». Tapez un titre sur la gauche sous les détails de votre organisation. Cet élément n'est pas utilisé dans une requête privée.
Étape 5
Partez de l'en-tête de la lettre ou des détails des parties 2-3 lignes et tapez un appel au destinataire. Dans la demande de l'organisation, utilisez le formulaire commercial: "Cher Ivan Ivanovich!" ou "Cher M. Ivanov!" Un individu peut indiquer dans cette ligne uniquement le type de recours, sans mentionner le nom et le patronyme du correspondant, par exemple « demande », ou « demande d'information », ou « demande d'information ».
Étape 6
Écrivez le corps de votre lettre. Dans celui-ci, décrivez brièvement la situation dans le cadre de laquelle vous envoyez cette demande, justifiez la nécessité de vous fournir les informations demandées. Exprimez les pensées et les faits correctement et sans émotion. Si nécessaire, reportez-vous aux lois applicables garantissant votre droit de recevoir des informations officielles.
Étape 7
Vous pouvez joindre des copies de documents à la lettre. Dans le texte après la partie principale, assurez-vous d'indiquer le nombre de pièces jointes et le volume de chacune d'entre elles, par exemple: "Pièces jointes: 1. Une copie du passeport d'un citoyen de la Fédération de Russie sur 1 feuille. en 1 exemplaire 2. Une copie de l'acte de mariage, 1 feuille. en 1 exemplaire."
Étape 8
Veuillez ajouter la date et la signature personnelle à la fin de votre demande. Le document envoyé au nom de l'organisation est signé par le responsable. Indiquez le numéro et la date de la lettre d'envoi dans la ligne spéciale du formulaire.
Étape 9
Vérifiez le brouillon de la demande, corrigez les éventuelles erreurs. Les organisations ont souvent besoin de coordonner une lettre avec les employés responsables. Imprimez ensuite la version modifiée et envoyez-la par courrier.
