La compétition est toujours un événement joyeux et passionnant, mais en raison de circonstances imprévues, elle doit parfois être annulée. Dans ce cas, il est important de fournir aux participants des informations complètes non seulement sur l'annulation du concours et ses raisons, mais également sur le moment de la reprise et d'autres données supplémentaires.
Nécessaire
- - internet/téléphone;
- - affiche / stand d'information;
- - page / site du concours.
Instructions
Étape 1
Si l'annulation du concours est inévitable, prévenez tous les participants à ce sujet. Pour informer les gens que le concours n'aura pas lieu, utilisez le même canal de communication par lequel vous les avez invités. Par exemple, si vous avez envoyé une invitation via Internet, vous avez enregistré les adresses e-mail des participants et vous pouvez facilement les informer que l'événement est annulé.
Étape 2
Utilisez une adresse télévisée sur les chaînes de télévision locales si vous devez informer un grand nombre de personnes en peu de temps.
Étape 3
Coller une affiche d'annulation à l'entrée du bâtiment où devait se dérouler le concours. Écrivez les mots « Attention » et « Concours annulé » en gros caractères en utilisant des couleurs vives.
Étape 4
Si les participants se sont déjà rassemblés dans la salle et que vous découvrez soudain qu'il est nécessaire d'annuler le concours, contactez les personnes de la scène.
Étape 5
Veuillez vous excuser pour tout inconvénient causé. Expliquez la raison de l'annulation de l'événement. Si le concours a lieu plus tard, indiquer la source d'information (site Internet, stand, etc.) où seront affichées les données sur la nouvelle date du concours.
Étape 6
Ensuite, faites en sorte que les participants et les invités quittent les lieux. Ceci est particulièrement important lorsqu'il y a de grands rassemblements de personnes. Demandez à certains participants (un secteur, plusieurs rangées, ou un autre numéro selon la salle) de se lever, de récupérer leurs affaires et de quitter la salle. Il est fortement conseillé aux autres de rester à leur place pour éviter la surpopulation.
Étape 7
Pour soulager la tension, allumez doucement la musique douce.
Étape 8
Si des personnes ont apporté leur artisanat, leurs peintures ou d'autres objets matériels pour participer au concours et les ont remis au comité de sélection, organisez des points pour la délivrance de ces objets. Préparez des en-têtes divisés en trois sections. Dans une colonne, notez les noms des participants, dans la seconde "(nom du sujet) reçu, je n'ai rien à redire", et dans la troisième la signature du participant.
