L'inventaire des documents est un ouvrage de référence qui révèle la composition et le contenu des documents, les systématise et les prend en compte au sein de l'ensemble des documents. L'établissement des inventaires est une étape importante dans le traitement et la commande des documents, dont la finalité n'est pas seulement la sécurité des documents, mais aussi leur exécution claire.
Instructions
Étape 1
Effectuer l'enregistrement de la liste des documents sur le papier à en-tête de l'organisation (le cas échéant). Ce n'est pas obligatoire, mais une exigence souhaitable pour de tels documents. Dans tous les cas, le nom de l'organisation doit être indiqué.
Étape 2
Notez le titre, qui doit contenir des informations qui déterminent la propriété des documents inclus dans l'inventaire. Par exemple, "Inventaire des documents dans l'affaire pénale", "Inventaire des documents disponibles dans le dossier d'attestation", "Inventaire des documents pour un visa au Danemark", etc. Si l'organisation dresse régulièrement des inventaires, notez le numéro de série de l'inventaire.
Étape 3
Créez un tableau composé des sections suivantes: "Nb de p/p", "Nom du document", "Nombre de feuilles dans le document". Veuillez remplir tous les champs répertoriés. Ajoutez des colonnes de recherche à la table si nécessaire. Par exemple, les pages _ à _, les numéros de page, la valeur, la note, etc.
Étape 4
Sous le tableau, écrivez le nombre de feuilles, de documents ou de copies que vous incluez dans l'inventaire. Écrivez en chiffres et en mots: 3 (trois), 25 (vingt-cinq).
Étape 5
Compléter la compilation de l'inventaire avec les signatures des chefs de l'organisation, d'une manière ou d'une autre responsable de l'exécution de cet inventaire (inspecteur du service du personnel, chef de production, etc.). Notez le nom complet du poste du gestionnaire et une transcription de son nom, prénom et patronyme. Si nécessaire, incluez votre nom complet dans le document. et la signature de la personne qui a remis et accepté les documents.
Étape 6
Indiquez également la date du document. Il peut être situé aussi bien à la fin qu'au début de l'inventaire, aussi bien à gauche qu'à droite du document. Le sceau de l'organisation n'est pas apposé sur l'inventaire.
Étape 7
La liste des documents est établie en deux exemplaires: l'un reste dans l'organisation, l'autre est présenté sur le lieu de la demande.
